프린터 오프라인 상태 해결 방법
분명히 프린터 전원도 켜져 있고 종이도 있는데, 컴퓨터에서는 갑자기 “프린터 오프라인” 또는 “오프라인 상태”라고 뜰 때가 있습니다. 어제까지 잘 되던 프린터가 오늘 갑자기 인쇄되지 않으면 당황스럽지만, 대부분은 프린터 고장보다 연결 상태, 인쇄 대기열, 기본 프린터 설정, 드라이버 문제에서 발생합니다.
이 글에서는 윈도우 PC 기준으로 프린터 오프라인 상태를 해결하는 순서를 초보자도 따라 할 수 있게 정리했습니다. 먼저 쉬운 방법부터 확인하고, 그래도 해결되지 않을 때 고급 설정을 점검하면 됩니다.
[빠른 해결 요약]
- 프린터 전원을 끄고 전원 케이블을 뽑은 뒤 다시 켜기
- USB 케이블 또는 와이파이 연결 상태 확인하기
- PC와 프린터가 같은 와이파이에 연결되어 있는지 확인하기
- 윈도우에서 기본 프린터로 설정하기
- 인쇄 대기열에 멈춘 문서 삭제하기
- “프린터 오프라인으로 사용” 옵션 해제하기
- 드라이버 삭제 후 제조사 공식 사이트에서 재설치하기
[오류가 생기는 대표 원인]
프린터 오프라인 상태는 컴퓨터가 프린터와 정상적으로 통신하지 못할 때 표시됩니다. Microsoft도 프린터 오프라인 문제 해결 순서로 프린터 재시작, 같은 와이파이 연결 확인, 기본 프린터 설정 등을 안내하고 있습니다.
대표 원인은 다음과 같습니다.
첫째, 프린터와 PC의 연결이 끊긴 경우입니다. USB 케이블이 느슨하게 빠졌거나, 무선 프린터가 다른 와이파이에 연결되면 오프라인으로 표시될 수 있습니다.
둘째, 인쇄 대기열에 오류 문서가 쌓인 경우입니다. 이전 인쇄 작업이 멈춰 있으면 새 문서도 출력되지 않고 프린터가 응답하지 않는 것처럼 보일 수 있습니다.
셋째, 윈도우에서 다른 프린터가 기본 프린터로 지정된 경우입니다. 예를 들어 예전에 사용하던 프린터, PDF 프린터, 팩스 장치가 기본값으로 잡혀 있으면 실제 프린터가 제대로 선택되지 않을 수 있습니다.
넷째, “프린터 오프라인으로 사용” 옵션이 켜진 경우입니다. 이 옵션이 활성화되면 프린터가 켜져 있어도 윈도우에서 오프라인처럼 처리할 수 있습니다.
다섯째, 프린터 드라이버가 손상되었거나 오래된 경우입니다. 윈도우 업데이트 이후 드라이버 충돌이 생기거나, 제조사 프로그램이 제대로 동작하지 않으면 오프라인 문제가 반복될 수 있습니다.
[해결 방법 1]
프린터와 PC를 먼저 재시작하기
가장 먼저 할 일은 프린터와 PC를 재시작하는 것입니다. 단순해 보이지만 실제로 가장 자주 해결되는 방법입니다.
- 프린터 전원을 끕니다.
- 전원 케이블을 콘센트에서 뽑습니다.
- 30초 정도 기다립니다.
- 전원 케이블을 다시 연결하고 프린터를 켭니다.
- PC도 재부팅합니다.
- 다시 인쇄를 시도합니다.
HP 공식 지원에서도 프린터 오프라인 오류가 발생하면 프린터 전원을 끄고 전원 공급을 분리한 뒤, 인쇄하려는 기기와 인터넷 라우터를 재시작한 후 다시 시도하는 방법을 안내하고 있습니다.
무선 프린터를 사용한다면 공유기도 함께 껐다 켜는 것이 좋습니다. 프린터는 켜져 있어도 공유기와 연결이 끊겨 있으면 PC에서는 오프라인으로 보일 수 있습니다.
[해결 방법 2]
프린터 연결 상태 확인하기
프린터가 USB 방식인지, 와이파이 방식인지에 따라 확인할 부분이 다릅니다.
USB 프린터라면 다음을 확인합니다.
- USB 케이블을 PC와 프린터에서 모두 뽑습니다.
- 다시 단단히 꽂습니다.
- 가능하면 PC 뒤쪽 USB 포트에 연결합니다.
- USB 허브를 사용 중이라면 허브를 빼고 PC에 직접 연결합니다.
- 다른 USB 포트에 연결해 봅니다.
무선 프린터라면 다음을 확인합니다.
- 프린터 화면에서 와이파이 아이콘이 켜져 있는지 확인합니다.
- PC와 프린터가 같은 공유기에 연결되어 있는지 확인합니다.
- 프린터가 2.4GHz 와이파이에 연결되어 있는지 확인합니다.
- 공유기와 프린터 거리가 너무 멀지 않은지 확인합니다.
- 공유기 이름을 변경했거나 비밀번호를 바꿨다면 프린터 와이파이 설정을 다시 해야 합니다.
주의할 점은 PC는 5GHz 와이파이에, 프린터는 2.4GHz 와이파이에 연결되어 있을 때 일부 환경에서 통신이 불안정할 수 있다는 점입니다. 가능하면 같은 공유기 안에서 연결되도록 설정하는 것이 좋습니다.
[해결 방법 3]
기본 프린터 설정과 오프라인 옵션 해제하기
프린터가 연결되어 있는데도 오프라인으로 뜬다면 윈도우 설정을 확인해야 합니다.
- 윈도우 시작 버튼을 누릅니다.
- 설정을 엽니다.
- Bluetooth 및 장치로 들어갑니다.
- 프린터 및 스캐너를 클릭합니다.
- 사용 중인 프린터를 선택합니다.
- 기본값으로 설정을 누릅니다.
이후 인쇄 대기열 화면도 확인합니다.
- 프린터 및 스캐너에서 해당 프린터를 선택합니다.
- 인쇄 대기열 열기를 클릭합니다.
- 상단 메뉴에서 프린터를 누릅니다.
- 프린터 오프라인으로 사용에 체크되어 있으면 해제합니다.
- 일시 중지가 체크되어 있어도 해제합니다.
이 설정이 켜져 있으면 프린터 자체에는 문제가 없어도 인쇄가 되지 않을 수 있습니다. 특히 회사나 사무실에서 여러 프린터를 번갈아 사용한 경우 이런 설정이 남아 있는 경우가 있습니다.
[해결 방법 4]
인쇄 대기열 삭제와 드라이버 재설치하기
위 방법으로 해결되지 않으면 인쇄 대기열을 비우는 것이 좋습니다. 오래된 문서가 오류 상태로 남아 있으면 프린터가 계속 멈춘 것처럼 보일 수 있습니다.
- 윈도우 설정을 엽니다.
- Bluetooth 및 장치를 선택합니다.
- 프린터 및 스캐너로 들어갑니다.
- 해당 프린터를 클릭합니다.
- 인쇄 대기열 열기를 누릅니다.
- 대기 중인 문서를 모두 취소합니다.
- 프린터와 PC를 다시 시작합니다.
그래도 오프라인 상태가 반복된다면 드라이버 문제를 의심할 수 있습니다.
- 설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너로 이동합니다.
- 문제가 있는 프린터를 선택합니다.
- 제거를 누릅니다.
- PC를 재부팅합니다.
- 프린터 제조사 공식 홈페이지에서 최신 드라이버를 다운로드합니다.
- 설치 후 다시 프린터를 추가합니다.
주의할 점은 드라이버를 받을 때 블로그, 자료실, 비공식 다운로드 사이트를 이용하지 않는 것입니다. 프린터 드라이버는 반드시 삼성, HP, 캐논, 엡손, 브라더 등 제조사 공식 홈페이지 또는 공식 고객센터 안내를 통해 설치하는 것이 안전합니다.
[그래도 안 될 때 확인할 것!!!]
위 방법을 모두 시도했는데도 프린터가 계속 오프라인이라면 다음 항목을 추가로 확인해보세요.
먼저 다른 PC나 노트북에서 같은 프린터로 인쇄가 되는지 확인합니다. 다른 PC에서는 정상이라면 현재 PC의 설정이나 드라이버 문제일 가능성이 높습니다.
반대로 모든 PC에서 인쇄가 안 된다면 프린터 자체의 네트워크 설정, 공유기 연결, 프린터 내부 오류일 수 있습니다. 이 경우 프린터 화면에 오류 코드가 표시되는지 확인해야 합니다.
회사나 사무실의 공유 프린터라면 프린터가 연결된 메인 PC가 꺼져 있거나, 네트워크 프린터 IP가 바뀐 경우도 있습니다. 이럴 때는 사내 관리자나 프린터 담당자에게 확인하는 것이 빠릅니다.
또한 프린터 제조사 앱을 사용하는 경우, 공식 진단 도구를 실행해보는 것도 방법입니다. 예를 들어 HP는 프린터 오프라인 문제에 대해 진단 및 수정 기능을 안내하고 있습니다.
[주의할 점]
프린터 오프라인 문제를 해결할 때 가장 조심해야 할 부분은 비공식 프로그램 설치입니다. “프린터 오류 자동 해결”, “드라이버 자동 업데이트” 같은 이름의 프로그램 중에는 광고 프로그램이나 불필요한 유료 결제를 유도하는 경우가 있습니다.
특히 회사 PC, 세무 문서, 주민등록등본, 금융 자료를 출력하는 프린터라면 원격지원 요청에도 주의해야 합니다. 프린터 문제 해결을 이유로 개인정보, 공동인증서 비밀번호, 은행 보안카드, 원격 제어 권한을 요구한다면 즉시 중단하는 것이 좋습니다.
또한 프린터 IP 설정, 공유기 관리자 페이지, 방화벽 설정을 변경할 때는 기존 설정을 메모해두는 것이 안전합니다. 잘못 변경하면 프린터뿐 아니라 인터넷 연결에도 문제가 생길 수 있습니다.
[자주 묻는 질문 FAQ]
Q. 프린터 전원은 켜져 있는데 왜 오프라인으로 뜨나요?
A. 프린터 전원이 켜져 있어도 PC와 통신이 안 되면 오프라인으로 표시될 수 있습니다. USB 케이블, 와이파이 연결, 공유기 상태, 기본 프린터 설정을 먼저 확인해야 합니다.
Q. 무선 프린터가 자꾸 오프라인으로 바뀌는 이유는 뭔가요?
A. 와이파이 신호가 약하거나, 공유기와 프린터 연결이 불안정하거나, 프린터 IP가 바뀌는 경우 반복될 수 있습니다. 프린터를 공유기 가까이 두고, 필요하면 제조사 설명서에 따라 네트워크 설정을 다시 잡는 것이 좋습니다.
Q. 인쇄 대기열을 삭제해도 되나요?
A. 네, 출력되지 않고 멈춘 문서라면 삭제해도 됩니다. 다만 삭제하면 해당 문서는 다시 인쇄 명령을 보내야 합니다.
Q. 드라이버를 꼭 다시 설치해야 하나요?
A. 처음부터 드라이버를 지울 필요는 없습니다. 재시작, 연결 확인, 오프라인 옵션 해제를 먼저 해보고, 그래도 안 될 때 드라이버 재설치를 시도하는 것이 좋습니다.
Q. 프린터가 고장 난 건지 어떻게 확인하나요?
A. 프린터 자체 테스트 페이지를 출력해보면 됩니다. 프린터 자체에서는 테스트 페이지가 나오는데 PC에서만 안 된다면 프린터 고장보다는 PC 연결 또는 드라이버 문제일 가능성이 높습니다.
프린터 오프라인 상태는 대부분 프린터 고장보다 연결 문제나 윈도우 설정 문제에서 발생합니다. 먼저 프린터와 PC를 재시작하고, USB 또는 와이파이 연결을 확인한 뒤, 기본 프린터 설정과 “프린터 오프라인으로 사용” 옵션을 확인해보세요.
그래도 해결되지 않으면 인쇄 대기열을 삭제하고, 제조사 공식 홈페이지에서 드라이버를 다시 설치하는 순서로 진행하면 됩니다. 무리하게 비공식 프로그램을 설치하기보다 공식 지원 페이지와 고객센터를 이용하는 것이 가장 안전합니다.